Để phát triển bền vững trong thị trường kinh tế như hiện nay, nhà lãnh đạo cần rèn luyện kỹ năng ra quyết định sắc bén, kịp thời và sắc bén. Bài viết giới thiệu đến bạn quy trình 8 bước ra quyết định và những điều nhà lãnh đạo cần lưu ý
Trước những biến động ngày một khó đoán của thị trường, mỗi quyết định quản trị được đưa ra đều có thể là một cơ hội giúp doanh nghiệp bứt phá, thay đổi tình hình, giữ vững vị trí trên thương trường khắc nghiệt. Người chịu trách nhiệm cho những quyết định đó không ai khác chính là các nhà lãnh đạo.
Kỹ năng ra quyết định cũng là một trong những năng lực cốt lõi làm nên thành công của một nhà lãnh đạo, không chỉ trên thương trường mà còn trên hành trình phát triển bản thân và xây dựng đội nhóm. Trong bài viết này, Coach For Life sẽ cùng bạn tìm hiểu về kỹ năng ra quyết định và các mô hình ra quyết định phổ biến. Đồng thời, chúng tôi cũng đưa ra quy trình 8 bước ra quyết định và những gợi ý để nhà lãnh đạo ra quyết định hiệu quả hơn.
Mục lục
1/ Kỹ năng ra quyết định là gì?
Kỹ năng ra quyết định của nhà lãnh đạo là khả năng đưa ra các lựa chọn sáng suốt và có hệ thống nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức và cá nhân, phát triển đội ngũ, và củng cố vị thế cạnh tranh. Quá trình này bao gồm các bước từ thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn, thực thi đến đánh giá, và được bổ trợ bởi trí tuệ cảm xúc, khả năng tự nhận thức, tạo sự tin tưởng và trao quyền.
Các yếu tố ảnh hưởng tới kỹ năng ra quyết định và giải quyết vấn đề
Thu thập thông tin: Hiểu rõ bản chất vấn đề, dữ liệu liên quan.
Phân tích: Đánh giá các lựa chọn, rủi ro và lợi ích tiềm ẩn.
Lựa chọn: Lựa chọn giải pháp phù hợp nhất với mục tiêu và điều kiện.
Thực thi: Triển khai quyết định, theo dõi và điều chỉnh khi cần thiết.
Mục tiêu cụ thể: Quyết định nhằm đạt được mục tiêu cụ thể rõ ràng của tổ chức hoặc cá nhân.
Cam kết: Khả năng kiên định theo đuổi quyết định.
Đánh giá: Xem xét kỹ lưỡng các tùy chọn và đánh giá khách quan.
2/ Tầm quan trọng của kỹ năng ra quyết định đối với nhà lãnh đạo
Một nhà lãnh đạo có khả năng ra quyết định nhạy bén có thể mang lại những ảnh hưởng tích cực dưới đây:
Với bản thân lãnh đạo: Khả năng ra quyết định chính xác của lãnh đạo thường đi kèm với năng lực giải quyết vấn đề. Một nhà lãnh đạo có khả năng giải quyết nhanh chóng và hiệu quả những vấn đề phức tạp trong doanh nghiệp sẽ được đánh giá cao, có uy tín và ảnh hưởng vững chắc trong tổ chức. Bản thân lãnh đạo cũng mài giũa được các kỹ năng quản trị cần thiết, tăng thêm sự tự tin và năng lực lãnh đạo của mình.
Với đội nhóm: Nhân viên sẽ cảm thấy tin tưởng và an tâm hơn khi làm việc với một nhà lãnh đạo có khả năng ra quyết định hiệu quả, từ đó củng cố sự gắn kết và hiệu suất làm việc chung. Bên cạnh đó, ra quyết định cùng lãnh đạo cũng là cơ hội để đội nhóm gia tăng sự sáng tạo và tích cực trong công việc, nâng cao hiệu quả làm việc nhóm và khả năng giải quyết vấn đề, trở thành đội nhóm năng suất cao.
Với tổ chức: Lãnh đạo ra quyết định chính xác sẽ giúp tổ chức tối ưu việc sử dụng các nguồn lực (Nhân lực, tài chính, công nghệ), giảm thiểu lãng phí và tăng cường hiệu quả hoạt động, từ đó củng cố vị thế cạnh tranh trên thị trường.
3/ 8 Bước Ra Quyết Định Hiệu Quả Cho Mọi Tình Huống
Việc ra quyết định sẽ trở nên dễ dàng hơn nếu lãnh đạo có cho mình một quy trình ra quyết định hiệu quả. Trong phần này, Coach For Life sẽ giới thiệu đến các nhà lãnh đạo một quy trình 8 bước hoàn chỉnh mà bạn có thể ứng dụng trong mọi tình huống cần ra quyết định, cụ thể là:
Bước 1: Xác định sớm tình huống cần ra quyết định
Không phải lúc nào “nhiệm vụ” ra quyết định cũng đến với người lãnh đạo một cách rõ ràng như một cuộc khủng hoảng truyền thông, khi thông tin sai lệch về sản phẩm lan truyền trên mạng xã hội, hoặc một bài toán kinh doanh cấp bách như đối thủ cạnh tranh tung ra sản phẩm mới vượt trội... Đôi khi, tình huống đòi hỏi quyết định lại đến một cách âm thầm hơn, như sự thay đổi trong xu hướng tiêu dùng của khách hàng, sự tụt giảm năng suất của đội ngũ nhân viên, hay nhu cầu thay đổi chiến lược kinh doanh khi thị trường biến động.
Lãnh đạo cần là người có khả năng chủ động nhận ra tình huống cần đưa ra quyết định, trước khi chúng trở thành trường hợp khẩn cấp và mọi quyết định sau đó đều được đưa ra một cách gấp rút, tiềm ẩn nhiều rủi ro.
Bằng cách chủ động xác định tình huống, lãnh đạo có thể có thêm thời gian để thu thập thông tin, phân tích vấn đề và đưa ra quyết định sáng suốt hơn, giúp giảm thiểu rủi ro và tối đa hóa cơ hội thành công.
Bước 2: Thu thập thông tin liên quan từ nhiều nguồn
Tiếp theo, lãnh đạo cần xác định đâu là các bên liên quan trong tình huống và thu thập thông tin từ họ. Thông tin thu thập cần được đảm bảo tính kịp thời, khách quan, chính xác và đa chiều.
Điều này bao gồm việc:
Xác định các bên liên quan trực tiếp và gián tiếp đến tình huống: từ nhân viên, khách hàng, đối tác cho đến các chuyên gia trong ngành.
Thu thập thông tin cần được thực hiện từ nhiều nguồn khác nhau:
Nguồn chính thức như báo cáo, dữ liệu thị trường, nghiên cứu chuyên ngành.
Nguồn không chính thức như ý kiến của nhân viên, phản hồi của khách hàng trên mạng xã hội, hoặc thông tin từ các mạng lưới quan hệ chuyên môn.
Việc kết hợp thông tin từ nhiều nguồn khác nhau sẽ giúp lãnh đạo có cái nhìn toàn diện về tình huống, từ đó làm cơ sở vững chắc cho quá trình ra quyết định.
Bước 3: Xác định mục tiêu cần đạt được
Với những thông tin đã thu thập được từ bước 2, lãnh đạo cần xác định các mục tiêu và kết quả muốn đạt được. Mục tiêu càng rõ, việc ra quyết định sau đó càng đơn giản.
Khi xác định mục tiêu, lãnh đạo cần đặc biệt chú ý tới những vấn đề sâu xa hơn về quy trình - đội nhóm - quản trị ẩn sau vấn đề bạn đang cần giải quyết. Đưa việc giải quyết các vấn đề gốc rễ này thành một phần của mục tiêu là cách lãnh đạo chủ động phòng tránh các tình huống tương tự trong tương lai.
Ví dụ:
Khi một công ty gặp vấn đề về hiệu suất làm việc của đội nhóm, lãnh đạo thu thập thông tin từ các báo cáo hiệu suất, phản hồi từ nhân viên, và các số liệu liên quan.
Mục tiêu cụ thể:
Nâng cao hiệu suất làm việc: Giảm thiểu thời gian hoàn thành dự án từ 6 tháng xuống còn 4 tháng.
Giải quyết vấn đề gốc rễ: Cải thiện quy trình giao tiếp nội bộ, đào tạo kỹ năng mềm cho nhân viên, và nâng cao năng lực quản lý dự án.
Việc xác định và giải quyết những vấn đề sâu xa này sẽ giúp công ty tránh gặp phải tình huống tương tự trong tương lai.
Bước 4: Vạch ra các tiêu chí rõ ràng
Ở bước này, lãnh đạo cần đặt ra bộ tiêu chí rõ ràng để đánh giá đâu là quyết định phù hợp nhất cho tình huống hiện tại. Các tiêu chí này cần được xác định dựa trên mục tiêu đã đặt ra ở bước 3 và không đi ngược lại với tầm nhìn/ giá trị của tổ chức.
Để đảm bảo tính khả thi cho lựa chọn của mình, việc xác định tiêu chí cần đi kèm với đánh giá nguồn lực (thời gian, nhân lực, tài chính..,) cùng các ưu tiên của đội nhóm/tổ chức trong thời điểm ra quyết định.
Một số câu hỏi giúp nhà lãnh đạo xác định rõ ràng hơn về tiêu chí:
1. Liên kết với mục tiêu:
Tiêu chí có trực tiếp đo lường được mức độ đạt được mục tiêu đã đề ra hay không?
Tiêu chí có giúp xác định phương án nào đóng góp nhiều nhất vào mục tiêu chung hay không?
2. Phù hợp với giá trị cốt lõi:
Tiêu chí có phù hợp với tầm nhìn, sứ mệnh và giá trị của tổ chức hay không?
Tiêu chí có tiềm ẩn nguy cơ gây ra xung đột với các giá trị cốt lõi của tổ chức hay không?
3. Tính khả thi:
Tiêu chí có thể đo lường và đánh giá một cách khách quan được hay không?
Tiêu chí có thực tế và khả thi trong bối cảnh nguồn lực hiện tại của tổ chức (thời gian, nhân lực, tài chính...) hay không?
4. Tác động và rủi ro:
Tiêu chí có xem xét đến tác động tích cực và tiêu cực của quyết định lên các bên liên quan (nhân viên, khách hàng, đối tác...) hay không?
Tiêu chí có giúp đánh giá mức độ rủi ro của từng phương án và khả năng kiểm soát rủi ro đó hay không?
5. Ưu tiên và lợi ích:
Tiêu chí có phản ánh được các ưu tiên hiện tại của tổ chức hay không?
Tiêu chí có giúp xác định phương án nào mang lại lợi ích tối đa cho tổ chức trong dài hạn hay không?
Ví dụ về các tiêu chí cụ thể:
Tăng trưởng doanh thu: Tỷ lệ tăng trưởng doanh thu hàng năm, thị phần mới đạt được.
Giảm chi phí: Số tiền tiết kiệm được, tỷ lệ giảm chi phí sản xuất.
Nâng cao sự hài lòng của khách hàng: Điểm số hài lòng của khách hàng, số lượng khách hàng mới.
Phát triển nhân viên: Số lượng nhân viên được đào tạo, tỷ lệ nhân viên gắn bó với công ty.
Đóng góp cho cộng đồng: Số lượng dự án cộng đồng tham gia, mức độ ảnh hưởng tích cực đến xã hội.
Bước 5: Đưa ra các phương án khả thi
Tiếp theo, hãy cùng đội nhóm viết xuống một số lựa chọn khả thi.
Lưu ý, đây là bước “động não” (brainstorm), do đó lãnh đạo và đội nhóm cần giữ thái độ không phán xét khi lắng nghe các đề xuất. Ở bước này, bên cạnh việc đưa ra giải pháp từ kinh nghiệm cá nhân, lãnh đạo có thể sử dụng kỹ năng đặt câu hỏi để kích thích tư duy, sáng tạo của đội nhóm, từ đó, sẽ có thêm nhiều phương án đột phá để cân nhắc hơn.
Bước 6: Cân nhắc và lựa chọn phương án phù hợp nhất
Sau khi đã có danh sách các phương án khả thi, bước tiếp theo là đánh giá và lựa chọn phương án tối ưu nhất. Trong quá trình này, lãnh đạo cần xem xét một cách toàn diện và khách quan các yếu tố sau:
Tính khả thi: Phương án có thực sự khả thi trong bối cảnh nguồn lực hiện tại của tổ chức (thời gian, nhân lực, tài chính...) hay không? Có những rào cản nào cần vượt qua để thực hiện phương án này?
Tác động đến các bên liên quan: Phương án sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các bên liên quan như nhân viên, khách hàng, đối tác, cổ đông...? Liệu có những tác động tiêu cực nào cần được xem xét và giảm thiểu không?
Rủi ro tiềm ẩn: Phương án có những rủi ro tiềm ẩn nào? Mức độ nghiêm trọng của từng rủi ro là bao nhiêu? Tổ chức đã có biện pháp phòng ngừa và xử lý rủi ro chưa?
Lợi ích mang lại: Phương án sẽ mang lại những lợi ích gì cho tổ chức trong ngắn hạn và dài hạn? Lợi ích này có đủ lớn để bù đắp cho những rủi ro tiềm ẩn hay không?
Phù hợp với tiêu chí: Phương án có đáp ứng được các tiêu chí đã đặt ra ở bước trước hay không?
Khi cân nhắc các lựa chọn, hãy cố gắng hết sức để đánh giá từng lựa chọn riêng biệt một cách khách quan, nhằm giảm thiểu tác động của định kiến, mối quan hệ và chính trị nội bộ lên chính quyết định đó.
Tùy vào tình huống và mô hình được lựa chọn, người lãnh đạo có thể tự mình ra quyết định, hoặc lấy ý kiến biểu quyết của đội nhóm.
Bước 7: Thực hiện phương án đã chọn
Sau khi thống nhất được phương án phù hợp, đây là lúc lên kế hoạch thực hiện quyết định. Để đảm bảo thành công, lãnh đạo cần có cả kế hoạch tối đa hiệu quả và phòng ngừa rủi ro của phương án.
Bên cạnh đó, quyết định về nguồn lực cũng ảnh hưởng đến kế hoạch thực hiện của lãnh đạo: Trao quyền cho ai? Ai sẽ là nhân sự chủ chốt?...
Bước 8: Đánh giá hiệu quả và điều chỉnh phương án khi cần
Hãy đảm bảo rằng đội nhóm của bạn có một thang đo độ hiệu quả của kế hoạch và bám sát thang đo ấy trong suốt quá trình thực hiện. Hệ thống này có thể bao gồm các chỉ số định lượng (ví dụ: doanh thu, lợi nhuận, số lượng khách hàng...) và định tính (ví dụ: mức độ hài lòng của nhân viên, phản hồi của khách hàng...).
Nếu phương án đã chọn không mang lại hiệu quả như dự kiến, lãnh đạo cần linh hoạt điều chỉnh kế hoạch, hoặc thậm chí, trong nhiều trường hợp có thể thay đổi hẳn lựa chọn ban đầu.
Điều quan trọng là lãnh đạo cần luôn để mắt tới việc thực hiện kế hoạch của đội nhóm để chủ động điều chỉnh, trước khi vấn đề trở nên khó giải quyết hơn.
Bên cạnh việc theo dõi và điều chỉnh, lãnh đạo cần tạo ra một văn hóa cởi mở, nơi mọi thành viên trong nhóm đều cảm thấy thoải mái đóng góp ý kiến phản hồi về hiệu quả của quyết định. Khuyến khích sự trao đổi thẳng thắn và xây dựng, lắng nghe ý kiến của mọi người và sẵn sàng xem xét các đề xuất thay đổi. Điều này không chỉ giúp cải thiện chất lượng quyết định mà còn tạo động lực và sự gắn kết cho cả đội ngũ.
Hãy nhớ rằng, việc ra quyết định không phải là một quá trình một chiều. Nó đòi hỏi sự tham gia, đóng góp và phản hồi liên tục từ tất cả các thành viên trong tổ chức để đảm bảo rằng quyết định luôn phù hợp và hiệu quả nhất.
4/ Rèn luyện kỹ năng ra quyết định: Lưu ý khi đưa ra quyết định dưới áp lực
Áp lực là yếu tố ảnh hưởng không nhỏ tới khả năng phán đoán và ra quyết định đúng đắn của người lãnh đạo. Trong bối cảnh kinh tế hiện nay, nhà lãnh đạo ngày càng phải đưa ra các quyết định nhanh, chuẩn xác dưới nhiều tầng áp lực: Kỳ vọng của doanh nghiệp, vấn đề mới, khó, rủi ro cao…
Để hạn chế ảnh hưởng của yếu tố áp lực lên khả năng ra quyết định sáng suốt, nhà lãnh đạo có thể tham khảo những gợi ý dưới đây:
Giữ bình tĩnh: Khi đối mặt với áp lực, duy trì sự bình tĩnh là yếu tố quyết định để kiểm soát tình huống. Điều này giúp nhà lãnh đạo tập trung vào vấn đề và phân tích thông tin một cách rõ ràng, tránh các quyết định bốc đồng do cảm xúc chi phối. Thực hành tỉnh thức là công cụ tuyệt vời cho nhà lãnh đạo tập kiểm soát cảm xúc hàng ngày và trong các tình huống căng thẳng.
Chứng thực thông tin: Với các quyết định có sự tham gia đóng góp của nhiều luồng ý kiến, hoặc có lượng thông tin lớn, độ phức tạp cao, lãnh đạo hãy đảm bảo rằng những thông tin được đưa ra xem xét đều là thông tin khách quan và xác thực. Trong trường hợp lãnh đạo sử dụng mô hình ra quyết định bằng trực giác hoặc mô hình RPD, việc nhận diện những “bẫy tâm lý” (định kiến, thiên kiến xác nhận…) trong kinh nghiệm quá khứ của bạn cũng là điều tiên quyết tạo nên những phán đoán chính xác.
Tin tưởng vào bản thân: Tin tưởng vào năng lực bản thân là cách người lãnh đạo loại bỏ cảm xúc lo âu, căng thẳng gây tiêu tốn năng lượng và ảnh hưởng tới khả năng xử lý thông tin của não bộ. Sự tin tưởng vào bản thân cũng thúc đẩy lãnh đạo ra quyết định một cách dứt khoát và theo đuổi vấn đề tới cùng, nhờ đó, có được sự tin tưởng của đội nhóm.
Sẵn sàng chấp nhận rủi ro: Trong quá trình ra quyết định, rủi ro là điều không thể tránh khỏi. Nhà lãnh đạo cần nhận thức rõ rằng không thể loại bỏ hoàn toàn rủi ro, điều quan trọng là phải trau dồi khả năng nhận biết rủi ro từ sớm và quản lý chúng một cách hiệu quả. Tâm lý sẵn sàng chấp nhận rủi ro cũng giúp giảm bớt áp lực phải đưa ra một quyết định hoàn hảo cho người lãnh đạo.
Vận dụng trí tuệ tập thể: Việc tận dụng trí tuệ tập thể trong quá tình ra quyết định sẽ giúp nhà lãnh đạo có thêm nhiều góc nhìn khách quan, thách thức những định kiến sai lệch và tăng khả năng đưa ra các giải pháp đột phá. Để thúc đẩy đội nhóm đóng góp trí tuệ tập thể vào các quyết định của tổ chức, lãnh đạo cần chủ động tạo ra một môi trường trao đổi cởi mở, lành mạnh và ghi nhận những đóng góp dù là nhỏ nhất của nhân viên.
Tạm kết
Tại Coach For Life, chúng tôi hiểu rằng kỹ năng ra quyết định là một phẩm chất quan trọng tạo nên một nhà lãnh đạo thành công. Song, phẩm chất này không thể trau dồi độc lập, mà là sự tổng hòa của các kỹ năng lãnh đạo khác, cùng khả năng làm việc với bản thân và với con người. Đó là lý do vì sao chương trình Executive Coaching của chúng tôi được thiết kế để giúp bạn:
✔️ Thấu hiểu phong cách lãnh đạo phù hợp với bản thân
✔️ Rèn luyện kỹ năng phân tích, đánh giá thông tin và xác định các lựa chọn tối ưu trong từng tình huống
✔️ Nâng cao kỹ năng giao tiếp để truyền đạt và thuyết phục hiệu quả
✔️ Nâng cao trí tuệ cảm xúc (EQ) để đối diện với nghịch cảnh
✔️ Và nhiều hơn nữa, để đưa ra những quyết định thực sự định hình sự thành công của tổ chức
Đăng ký ngay hôm nay để trở thành nhà lãnh đạo tạo ảnh hưởng tích cực cho bản thân, đội nhóm và tổ chức!