07 Tình Huống Ứng dụng Coaching Cho Người Quản Lý Lãnh Đạo

Là vị trí có quyền lực và tầm ảnh hưởng, nhưng song song với đó, những nhà lãnh đạo cũng phải đối diện với những “bài toán” với độ khó ngày một tăng trong thế giới VUCA đầy biến động. Nhiều nhà lãnh đạo đã tìm đến coaching để cải thiện công việc quản lý của mình, song, không phải ai cũng biết cách ứng dụng hiệu quả vào từng tình huống cụ thể trong công việc.

Trong bài viết này, Coach For Life sẽ cùng bạn điểm qua 7 tình huống thường gặp trong công việc mà người lãnh đạo có thể ứng dụng coaching, cùng một số gợi ý thực hành.

Nội dung bài viết được trích từ ebook miễn phí “12 Tình huống ứng dụng coaching trong thực tế doanh nghiệp và hướng dẫn cụ thể cho quản lý lãnh đạo” của Coach For Life.

Mục lục

• Định nghĩa về Coaching

• Lãnh đạo khai vấn (Leader As Coach) là ai?

• Lãnh đạo ứng dụng coaching mang lại lợi ích như thế nào?

  • 1, Với bản thân lãnh đạo

  • 2, Với tổ chức, doanh nghiệp

• 7 tình huống ứng dụng coaching cho người quản lý lãnh đạo

  • 1, Quá trình on-boarding của nhân sự mới

  • 2, Nâng cao chất lượng các cuộc họp

  • 3, Giải quyết xung đột đội nhóm

  • 4, Khi đưa ra những thông báo khó khăn

  • 5, Giúp nhân viên nâng cao sự tự tin

  • 6, Khi nhân viên uể oải, mất động lực làm việc

  • 7, Nhân viên có tư duy tiêu cực, phòng thủ

• Tạm kết

Định nghĩa về Coaching

Coaching nghĩa là khai vấn. Một chuyên gia khai vấn thì được gọi là một coach.

Mọi người thường biết đến Coach trong lĩnh vực thể thao, nhưng trong vài năm gần đây, coach đã trở nên phổ biến hơn trong nhiều khía cạnh khác của cuộc sống tại Việt Nam. Nếu trong thể thao, coach là người giúp các vận động viên phát huy hết tiềm năng để đạt thành tích cao trong thi đấu, thì coach trong đời sống cũng có nghĩa vụ tương tự. Thành tích ở đây có thể là sự nghiệp, việc phát triển bản thân, các mối quan hệ, sức khỏe, tinh thần v.v.

Theo đinh nghĩa của Liên đoàn khai vấn quốc tế (ICF), “Coaching hay khai vấn là hợp tác với khách hàng (coachee) trong quá trình kích thích tư duy và sáng tạo, truyền cảm hứng để họ phát huy tối đa tiềm năng của mình”. Bản chất Coaching là hỗ trợ khách hàng nâng cao năng lực, nhận thức, sự cam kết và tự tin để phát huy tiềm năng của mình. Coaching không phải hướng dẫn, tư vấn hay thay khách hàng tìm giải pháp, mà một người coach sẽ đóng vai trò là một người đồng hành, giúp Coachee đưa ra lựa chọn và hành động để đạt được những thay đổi mà họ mong muốn. Khi lãnh đạo ứng dụng coaching, coachee sẽ chính là nhân viên của họ.

Lãnh đạo khai vấn (Leader As Coach) là ai?

Hiểu đơn giản, lãnh đạo bằng khai vấn là khi một người lãnh đạo ứng dụng các kỹ năng coaching (hay còn gọi là khai vấn) vào việc quản lý của mình.

Người lãnh đạo khi ấy sẽ đóng vai trò là một người coach trong đội nhóm, giúp từng thành viên trong đội phát triển tối đa tiềm năng, từ đó sức mạnh đội nhóm sẽ tăng lên nhiều lần do mỗi nhân viên đều ở trạng thái tốt nhất. Người lãnh đạo khi ấy sẽ trở thành một người đồng hành mà nhân viên có thể tin tưởng và sẵn sàng sát cánh, thay vì là một ông chủ mà mọi lời nói ra đều phải bất chấp tuân theo.

Lãnh đạo ứng dụng coaching mang lại lợi ích như thế nào?

Đảm nhiệm vị trí “đầu tàu”, các nhà lãnh đạo có tầm ảnh hưởng lớn tới công việc kinh doanh của tổ chức và cuộc sống, công việc của rất nhiều nhân sự dưới quyền. Khi người lãnh đạo ứng dụng coaching trong công việc quản lý, cả họ và tổ chức đều sẽ được hưởng lợi.

1, Với bản thân lãnh đạo

Coaching tác động tích cực đến lãnh đạo cả trong cuộc sống và công việc, không chỉ trong thời gian được Coaching mà còn kéo dài trong khoảng thời gian sau đó.

Dưới đây là những lợi ích của coaching đối với các lãnh đạo:

• Tự nhận thức bản thân: Coaching giúp người lãnh đạo nhìn nhận một cách khách quan về bản thân từ điểm mạnh, điểm yếu, nguồn lực và những hạn chế, loại bỏ những hoài nghi của bản thân. Có sự tự nhận thức bản thân rõ ràng giúp họ có được sự tự tin từ đó phát huy được tiềm năng của mình.

• Vượt qua được những trở ngại từ bản thân: Một trong những rào cản lớn nhất của con người chính là sự tự giới hạn chính bản thân mình. Coaching giúp cá nhân vượt qua những trở ngại từ chính bản thân mình để có thể đạt được mục tiêu đề ra, nhờ nâng cao sự tự tin và thiết lập kế hoạch từng bước.

• Tạo mục tiêu và cam kết hành động: Coaching giúp nhà lãnh đạo tự xây dựng mục tiêu có thể đạt được dựa trên nhiều tiêu chí và những hành động cụ thể để từng bước đạt được mục tiêu đó.

• Cải thiện năng suất: Khi đã có nhận thức về những nguồn lực, hạn chế của bản thân và đưa ra những giải pháp cũng như cam kết thực hiện sẽ giúp cải thiện năng suất làm việc của mỗi cá nhân.

• Sức khỏe tinh thần tốt hơn: Khi người lãnh đạo có sự tự nhận thức rõ ràng về bản thân và xây dựng được mục tiêu và kế hoạch thực hiện mục tiêu cũng như có cái nhìn khách quan về bản thân và cuộc sống. Họ có sự hài lòng khi có cuộc sống mà mình mong muốn.

2, Với tổ chức, doanh nghiệp

Coaching không chỉ có hiệu quả cho người được coach, mà một nhà lãnh đạo biết ứng dụng coaching còn có thể tạo những ảnh hưởng tích cực cho nhiều đối tượng trong doanh nghiệp.

Theo khảo sát của Coach For Life với hơn 100 tổ chức cho kết quả hơn 90% nhận thấy rằng Coaching giúp khai phóng tiềm năng của nhân viên, gia tăng hiệu suất cá nhân và đội nhóm, nhân viên chủ động và chịu trách nhiệm, gắn kết với tổ chức.

Một người lãnh đạo biết ứng dụng coaching trong môi trường tổ chức sẽ:

• Thúc đẩy việc trao quyền: Coaching giúp lãnh đạo biết cách trao quyền cho nhân viên, nhờ đó, nhân viên phát triển khả năng đưa ra những giải pháp để giải quyết các vấn đề của riêng họ.

• Gia tăng sự gắn kết của nhân viên: Khi nhân viên được trao quyền và khuyến khích nỗ lực hết mình, họ sẽ có nhiều khả năng tham gia và gắn bó với tổ chức.

• Cải thiện hiệu suất nhân viên: Các chương trình Coaching trong tổ chức như chương trình Employee Assistance Program của Coach For Life hỗ trợ nhân viên giải quyết những vấn đề mà có thể ảnh hưởng tới hiệu suất công việc.

• Xây dựng văn hoá coaching trong tổ chức: Văn hoá của một tổ chức quyết định đến cách họ ứng xử với khách hàng và nhân viên. Trong một môi trường đậm văn hóa Coaching, người lãnh đạo có tính cảm thông và kiên nhẫn. Lãnh đạo đóng vai trò khuyến khích cổ vũ nhân viên trong quá trình làm việc và đưa ra các nhận xét phản hồi về cách mà nhân viên đang thực hiện công việc của họ trong suốt quá trình nó diễn ra.

7 tình huống ứng dụng coaching cho người quản lý lãnh đạo

Một ngày làm việc của một nhà quản lý có thể trải rộng từ các công việc chuyên môn tới điều hành, cùng hàng trăm tình huống phát sinh cần sự linh hoạt giải quyết của người lãnh đạo. Trong phần này, hãy cùng Coach For Life điểm qua 7 tình huống người lãnh đạo có thể ứng dụng coaching trong công việc.

Nội dung dưới đây được lược trích từ ebook miễn phí “12 Tình huống ứng dụng coaching trong thực tế doanh nghiệp và hướng dẫn cụ thể cho quản lý lãnh đạo” của Coach For Life. Để đọc phiên bản đầy đủ, bạn có thể tải ebook miễn phí tại: ĐÂY.

Ngoài ra, nếu người lãnh đạo muốn học cách ứng dụng coaching vào công việc và cuộc sống một cách bài bản, kết hợp hài hoà giữa lý thuyết. thực hành dưới sự hướng dẫn của chuyên gia khai vấn chuyên nghiệp, bạn có thể tham khảo khoá học Leader As Coach của Coach For Life.

1, Quá trình on-boarding của nhân sự mới

Thông thường, những nhân sự mới sẽ trải qua rất nhiều cảm xúc trong những ngày làm việc đầu tiên: hào hứng, tự hào, lo lắng, mông lung - tất cả diễn ra cùng một lúc. Có rất nhiều thứ đến với họ vào ngày đầu tiên: cố gắng nhớ tên đồng nghiệp, hiểu các nhiệm vụ cần thực hiện, làm quen với văn hoá công ty....

Theo một vài nghiên cứu, khoảng 1/4 nhân sự mới bỏ việc chỉ sau 6 tháng. Rất nhiều công ty đối diện với việc tốn nhiều nguồn lực để tuyển dụng người phù hợp, nhưng họ lại rời đi chỉ sau vài tháng thử việc.

Dưới đây là 4 lý do phổ biến:

• Bản mô tả công việc không chính xác

• Thiếu sự hỗ trợ

• Sự quản lý kém

• Thiếu kết nối với văn hóa tổ chức

Vậy làm thế nào để giải quyết được vấn đề kể trên, dưới đây là 5 cách ứng dụng coaching mà các quản lý và những người làm nhân sự có thể cân nhắc:

• Quan tâm để thấu hiểu nhân sự mới

• Làm rõ nhiệm vụ và kỳ vọng

• Kết nối vai trò của họ với chiến lược tổng thể

• Mỗi nhân sự mới có một “buddy"

• Ưu tiên các cuộc trao đổi cá nhân

2, Nâng cao chất lượng các cuộc họp

Họp không hiệu quả là một vấn đề nan giải trong các doanh nghiệp. Những vấn đề phổ biến liên quan đến việc họp là: phải tham gia quá nhiều cuộc họp không có thời gian làm việc cá nhân, họp xong không biết phải làm gì tiếp theo, các cuộc họp diễn ra mông lung thiếu định hướng,...

Việc họp không hiệu quả vừa khiến doanh nghiệp và từng cá nhân tổn thời gian và năng lượng, vừa không giúp cho các vấn đề trong doanh nghiệp được giải quyết ổn thoả. Ngược lại, việc nâng cao chất lượng các cuộc họp không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian, mà còn tối đa hóa năng lực của đội nhóm, xây dựng văn hoá giao tiếp lành mạnh tích cực.

Vậy, người lãnh đạo có thể làm gì? Dưới đây là một số gợi ý ứng dụng coaching trong khoá học Leader As Coach mà người lãnh đạo có thể tham khảo

• Có sự chuẩn bị rõ ràng cho cuộc họp

• Đồng thuận về mục tiêu ngay từ đầu cuộc họp

• Tạo dựng bối cảnh, xác định các quy tắc chung

• Có tư duy tập trung vào giải pháp

• Có ý thức quản lý thời gian

• Thống nhất các kết luận, hành động sau cuộc họp

• Có sự theo dõi (follow-up) sau cuộc họp

3, Giải quyết xung đột đội nhóm

Xung đột là một phần không thể tránh khỏi trong một tổ chức. Thế nhưng, rất nhiều đội nhóm không biết cách đối diện với xung đột một cách hiệu quả lành mạnh, dẫn đến những rạn vỡ không đáng có, và nhiều vấn đề bị tắc nghẽn không thể giải quyết. Chưa kể đến việc, nhiều nhân sự cảm thấy bất bình trước những xung đột và quyết định rời bỏ tổ chức.

Khi đội nhóm xảy ra xung đột, có 5 điều nhà lãnh đạo ứng dụng coaching cần duy trì:

• Sự kiên nhẫn

• Sự tò mò

• Sự khách quan

• Sự bình tĩnh và cởi mở

• Không gian an toàn để chia sẻ

Nếu như biết cách đối diện hiệu quả, xung đột là những cơ hội học hỏi lớn cho cả đội nhóm. Là quản lý lãnh đạo sử dụng kỹ năng coaching, bạn cần biết cách sử dụng kỹ năng này hiệu quả để cá nhân mỗi thành viên hiểu về chính mình, hiểu về người khác, và cả đội nhóm có một tinh thần tích cực cởi mở khi xung đột xuất hiện. Đôi khi, bạn cũng có thể can thiệp bằng việc gợi ý giải pháp, đưa ra lời khuyên, tuy nhiên, hãy chỉ làm việc này sau khi bạn đã lắng nghe, đặt câu hỏi và hiểu rõ cốt lõi của vấn đề.

4, Khi đưa ra những thông báo khó khăn

Với các quản lý lãnh đạo, có nhiều tình huống mà họ phải cần chia sẻ quan điểm cá nhân, cung cấp thông tin, đưa ra các thông báo (và đôi khi là những thông tin tiêu cực mà không phải ai cũng muốn nghe). Ví dụ:

• Thông báo tin xấu: nhân viên không được thăng chức như họ muốn, phòng ban cần giảm nhân sự, đề xuất tăng lương bị từ chối

• Tổ chức sẽ thay đổi cơ cấu, công việc của nhân sự có thể sẽ thay đổi

• Một hệ thống công nghệ mới sẽ được triển khai và nhân sự phải nhanh chóng thích nghi

Khi đối diện với những cuộc hội thoại này, nhiều quản lý lãnh đạo gặp khó khăn trong việc giao tiếp chúng một cách hiệu quả nhất, thậm chí nhiều người còn muốn né tránh. Hậu quả là, các thông tin không được trao đổi minh bạch trong tổ chức, nhân viên cảm thấy bối rối vì có sự không rõ ràng.

Dưới đây là 5 nguyên tắc ứng dụng coaching được đào sâu trong khoá học Leader As Coach để chia sẻ thông tin hiệu quả và dễ dàng hơn theo phong cách coaching mà các quản lý lãnh đạo có thể tham khảo.

• Hỏi ý kiến người nghe trước khi chia sẻ thông tin

• Nhấn mạnh rằng nhân viên/coachee có thể không đồng tình

• Đưa ra các sự lựa chọn bất cứ khi nào có thể

• Không chia sẻ một chiều mà linh hoạt sử dụng câu hỏi

• Đưa ra ví dụ, câu chuyện thực tế thay vì lời khuyên

5, Giúp nhân viên nâng cao sự tự tin

Trong quá trình coach với nhân viên, một đối tượng mà các quản lý lãnh đạo thường gặp là nhóm những nhân viên thiếu sự tự tin về bản thân. Họ có thể là người nhiều tiềm năng, nhưng chưa khai phá được hết năng lực của mình. Họ có thể là người đã ở trong “vùng an toàn” quá lâu, thiếu động lực và sự tự tin để làm những nhiệm vụ mới. Hoặc, họ còn mang những niềm tin giới hạn về bản thân như: tôi còn quá trẻ, tôi chưa có nhiều kinh nghiệm, tôi chưa có đủ chuyên môn để đảm nhiệm việc này,...

Trong vai trò là người lãnh đạo, nhiệm vụ của bạn là giúp nhân viên khám phá và công nhận những điểm mạnh của chính họ, cùng lúc xây dựng tư duy rằng họ có thể làm được, họ có thể phát triển mạnh mẽ hơn chính bản thân họ lúc này. Lúc này, kỹ năng đặt câu hỏi trong ứng dụng coaching có thể giúp nhà lãnh đạo gia tăng sự tự tin cho nhân viên thông qua:

• Xây dựng tầm nhìn

• Khám phá nguồn lực bên trong

• Khám phá niềm tin và giá trị cốt lõi

• Tư duy học tập và dám mạo hiểm

6, Khi nhân viên uể oải, mất động lực làm việc

Nhân viên không hào hứng đam mê với công việc, không tìm thấy niềm vui khi đi làm, thiếu động lực để cống hiến - đây là những vấn đề mà không ít quản lý lãnh đạo đang phải đối mặt. Theo thống kê của tạp chí Harvard Business Review (Mỹ), hơn 500 nghiên cứu đã chỉ ra một quan hệ tương đồng giữa động lực và kết quả công việc: một người làm việc với động lực rõ ràng và mạnh mẽ thì chất lượng công việc tốt hơn nhiều, và ngược lại.

Việc nhân viên thiếu động lực làm việc sẽ ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc và niềm vui của họ trong cuộc sống. Vậy lãnh đạo có thể làm gì để giúp họ tìm lại được động lực trong công việc? Dưới đây là 4 gợi ý ứng dụng coaching của Coach For Life:

• Thực hiện các phiên coach để khơi gợi động lực tự thân

• Tìm hiểu xem điều gì khiến họ mất động lực

• Khuyến khích hành động để tạo sự thay đổi

• Ghép cặp, tạo nhóm các nhân viên một cách phù hợp

7, Nhân viên có tư duy tiêu cực, phòng thủ

Trong vai trò một người quản lý lãnh đạo, bạn sẽ luôn muốn đối xử tốt với nhân viên, giúp họ nâng cao động lực, phát triển bản thân. Thế nhưng, nói luôn dễ hơn làm, nhất là khi bạn muốn ứng dụng coaching vào trong công việc lãnh đạo. Coaching đòi hỏi người quản lý cần có thời gian học hỏi, luyện tập, thay đổi một số mindset cố hữu của bản thân, cũng như bản lĩnh vững vàng để giải quyết những tình huống khó. Một trong những tình huống khó khăn bạn có thể gặp phải là làm việc cùng những nhân viên có tư duy tiêu cực, phòng thủ.

Trước hết, bạn phải giúp nhân viên của mình cảm thấy an toàn về mặt tâm lý. Sau đó, hãy hướng câu hỏi đến các giải pháp. Để coach nhân viên hiệu quả, bạn cần biết cách đặt mình vào vị trí của họ, và đi đến một tầm nhìn, một hành động mà cả bạn và nhân viên đều cảm thấy hợp lý.

Để làm được điều này, từ tận bên trong, bạn cần có niềm tin rằng nhân viên của bạn có khả năng thay đổi, thay vì ngay lập tức “dán nhãn” nhân viên là “tiêu cực”, là “thiếu trách nhiệm”... Chính vì họ còn những điểm thiếu sót, bạn mới ở đây để giúp họ phát triển hơn.

Tạm kết