fbpx

Khen trước phê bình sau có phải là giả tạo?

Trong một buổi khai vấn gần đây, một coachee (khách hàng) của tôi bộc bạch, dù đã làm quản lý nhiều năm và được biết phương pháp góp ý, đưa phản hồi cho nhân viên mà các quản lý nên làm đó là: ghi nhận, khen ngợi trước rồi mới phê bình sau, nhưng bạn không thể làm được. Nói chính xác là bạn không muốn làm vì bản thân bạn thấy việc khen ngợi như thế là giả tạo. Bạn nói “mình đang thấy bực, thấy khó chịu mà lại phải khen, việc làm được có chút chút thôi nhưng việc chưa làm được thì nhiều, vậy làm sao khen được?”

Là một quản lý, mục đích của bạn khi góp ý, đưa phản hồi cho nhân viên là gì? Đó không phải là để xả cục tức của mình, càng không nên làm cho nhân viên bẽ mặt, mà mục đích cuối cùng là để cho nhân viên mình hiểu lần sau họ nên làm khác đi như thế nào?

Vậy làm sao để nhân viên nhớ được, học được cái gì đó từ sai sót của họ, và quan trọng nhất là để tự thân họ có mong muốn lần sau làm tốt hơn? Dưới đây là một số nguyên tắc các quản lý có thể áp dụng:

Nguyên tắc số 1 – Đúng sự thật

Khen trước phê bình sau không phải là giả tạo, mà là nhìn nhận vấn đề một cách khách quan. Mục đích của việc phản hồi là để cho nhân viên của bạn biết họ đã làm tốt cái gì, và cái gì chưa được, do đó cả phản hồi tích cực và tiêu cực đều quan trọng như nhau.

Trong số tất cả những gì nhân viên của bạn đã làm, nếu bạn cố gắng xem xét thì bạn sẽ có thể ít nhiều thấy điều đáng khích lệ, ví dụ: nhân viên ấy đã cố gắng thu thập thông tin, đã nhanh chóng bắt tay vào làm, đã hợp tác với nhân viên khác, đã tìm đến bạn ngay khi thấy có điều gì đó không ổn v.v. Bất kể đó là gì, hãy ghi nhận điều đó. Đó là cách thể hiện sự công bằng của bạn! Nhân viên của bạn bị chê vì những điều không đạt thì cũng phải được khen ngợi, ghi nhận những điểm đã đạt, dù điều đó có nhỏ đến đâu, nhưng những điểm đạt thì vẫn phải ghi nhận là đạt, chứ không thể vì điều đó nhỏ mà trở thành không đạt.

Một lý do nữa khiến việc ghi nhận là cần thiết vì nó sẽ giúp nhân viên của bạn nhận biết được, trong một mớ sai sót mà họ gây ra, cũng có một số điều hữu ích, như thế lần sau nếu có phải làm lại họ cũng không phải đập đi để làm lại tất cả từ đầu. Việc này sẽ giúp tiết kiệm thời gian trong tương lai vì họ hiểu được mong muốn và tiêu chuẩn của bạn. Nhân viên nhiều khi cũng chật vật để hiểu sếp muốn gì đó ban. Khi bạn đưa cho họ điểm tích cực, lần sau họ sẽ phát huy điểm đó.

Nguyên tắc số 2 – Lựa chọn thời điểm

Hãy đảm bảo bạn không phản hồi cho nhân viên trong khi đầu mình đang bốc hoả, hay thấy tức điên lên. Khi bị chi phối bởi cảm xúc tiêu cực, tức là não cảm xúc của bạn đang chiếm quyền não lý trí, bạn sẽ không có khả năng đưa ra những quyết định sáng suốt, hợp tình hợp lý.

Việc duy nhất bạn nên làm vào lúc đó là không làm gì cả! Hãy làm cho mình bình tĩnh trước, hít vài hơi thở sâu, uống nước, đi dạo v.v. và khi bạn bình tĩnh lại hãy hỏi mình “Có điều gì tốt trong việc này không?”, khi đã trả lời xong hoặc không thể nghĩ ra được gì nữa, hãy hỏi tiếp “Có điều gì có thể coi là tốt không?”… trong những tình huống tệ nhất thì điều có thể coi là tốt chính là những bài học mà bạn hoặc nhân viên của bạn học được. Việc của bạn là giúp họ học được bài học đó.

Nguyên tắc số 3 – Càng cụ thể càng tốt

Việc góp ý và phản hồi chỉ có thể phát huy tác dụng, khi nó giúp cho người nhận được phản hồi hiểu mình phải làm khác đi như thế nào, và họ chỉ thực sự làm được việc này và muốn làm việc này khi họ thay đổi nhận thức. Nội dung góp ý phải được dựa trên bằng chứng, dẫn chứng cụ thể chứ không phải cảm nhận chủ quan của người nói. Phản hồi chung chung sẽ không có tác dụng chuyển hoá thái độ, hành vi đồng thời tạo cảm giác khó chịu, bất mãn nếu họ chưa chấp nhận. Một công thức phản hồi các bạn có thể áp dụng đó là “W.W.W … EBI” (What worked well… and Even Better If), dịch ra tiếng Việt có nghĩa là “Điều làm tốt là….. và sẽ tốt hơn nữa nếu làm là…..”. Đây là công thức tổng hợp của nguyên tắc số 1 và  số 3. Bắt đầu bằng việc ghi nhận, khen ngợi và đưa ra những bằng chứng cụ thể để giúp nhân viên chấp nhận, và biết cái gì mình đã làm được và chính xác điều mình cần thay đổi là gì.

Nguyên tắc khen trước phê bình sau cũng tương tự như việc những viên thuốc đắng thường được bọc đường. (Để dễ nuốt và đỡ sợ hãi, ít ra là đối với trẻ em và những người nhạy cảm)… Nếu bạn góp ý hoặc đưa phản hồi theo cách khiến nhân viên của bạn sợ, bạn đừng hy vọng là họ sẽ sáng tạo để nghĩ ra giải pháp. Cơ chế của não đó là khi sợ hãi não bò sát sẽ hoat động và chiếm quyền của não tư duy, sáng tạo, vào lúc đó tất cả những gì họ nghĩ là chạy chốn hoặc né tránh vấn đề. Do đó, đừng quên nhân viên học được nhiều hay không, cũng phụ thuộc vào kỹ năng của người đưa phản hồi đó ban.  

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Đăng ký nhận bài viết mới từ
Coach For Life

Cảm ơn bạn đã đăng ký

Có lỗi xảy ra, vui lòng thử lại

Pin It on Pinterest